Toffoletto De Luca Tamajo e Soci (di seguito, per brevità, il «Titolare»), in qualità di titolare del trattamento desidera informarLa, che in qualità di Utente (anche «Interessato»), ai sensi della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, ivi incluso il Regolamento Europeo 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali («Regolamento»), i dati personali forniti in sede di instaurazione del rapporto contrattuale con il Suo datore di lavoro e in costanza di esso, saranno trattati nel rispetto delle disposizioni legislative e contrattuali vigenti per le finalità e con le modalità di seguito indicate. In alcune circostanze alcuni dati potrebbero essere raccolti anche presso terzi, ove necessario e sempre nel rispetto della normativa applicabile.

1. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento e del Responsabile della protezione dei dati

Il Titolare del trattamento è lo Studio Toffoletto De Luca Tamajo e Soci, con sede legale in Via Rovello n. 12, 20121, Milano, indirizzo PEC toffolettodeluca@legalmail.it.

2. Finalità del trattamento e base giuridica dello stesso

A. Trattamento a fini contrattuali e legali connessi al servizio richiesto: I dati forniti verranno trattati, in formato cartaceo ed elettronico, con la specifica finalità di adempiere agli obblighi derivanti dalla legge e dal contratto in essere con il Suo datore di lavoro – nonché a tutte le relative attività – del Total Reward Statement (di seguito TRS), applicativo che tratta i dati relativi alle retribuzioni percepite dai dipendenti in modo da fornire una visone aggregata di quanto gli stessi ricevono sia in termini di cash compensation che di benefits e welfare aziendale. Il conferimento dei dati per le presenti finalità è necessario e l’eventuale rifiuto di fornire tali dati comporta l’impossibilità di adempiere agli obblighi di legge e di contratto, con l’ulteriore conseguenza che il contratto non potrà essere eseguito. Peraltro, anche durante l’esecuzione del contratto, la richiesta di cancellazione dei dati necessari all’esecuzione degli obblighi derivanti dallo stesso e dalla legge, ovvero il rifiuto al loro conferimento, determina l’impossibilità di proseguire il mandato medesimo.

B. Trattamento a fini statistici: I dati saranno altresì trattati per elaborazioni statistiche volte a migliorare la qualità del servizio offerto a Lei e agli altri Utenti. Le elaborazioni statistiche avverranno soltanto una volta che i dati personali siano stati resi definitivamente ed irreversibilmente anonimi ed esclusivamente su dati aggregati. La informiamo pertanto che una volta resi anonimi, non sarà più possibile ricollegare in alcun modo – neppure su Sua richiesta – i dati all’Utente e, pertanto, eventuali richieste in relazione agli stessi saranno inapplicabili ai dati trattati a tali fini.

Ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b) e c) del GDPR, il trattamento dei dati conferiti per le finalità sub A. è lecito in quanto necessario per l’esecuzione degli obblighi contrattuali in essere e per adempiere agli obblighi legali ai quali il Titolare è soggetto. Il trattamento sub B., una volta iniziato, sarà soggetto a quanto previsto dalla lettera B. stessa.

3. Dati oggetto del trattamento

Per le finalità di cui al punto 2.a. che precede, il Titolare potrà trattare

• i seguenti dati personali, identificativi e di contatto, comunicati dal Suo datore di lavoro: nome e cognome, codice fiscale, indirizzo email;
• dati relativi all’organizzazione interna dell’Utente e dati personali del personale aziendale, necessari per lo svolgimento del servizio TRS e così, a titolo meramente esemplificativo: dati comuni (dati identificativi, dati di natura fiscale e amministrativa, dati relativi alle presenze, dati retributivi, dati relativi a situazioni legate a congedi o permessi).

4. Destinatari dei dati personali oggetto del trattamento

I dati personali di cui al punto 3 che precede verranno trattati, oltre che dal Titolare e da altri soggetti all’uopo autorizzati, anche dai seguenti eventuali destinatari: il Responsabile della protezione dei dati, i dipendenti del Titolare, i suoi collaboratori, consulenti e professionisti, sempre nell’ambito delle finalità di cui sopra e previa designazione degli stessi a cura del Titolare, comprensiva di specifiche istruzioni necessarie all’adempimento della normativa in tema di tutela dei dati personali con particolare riferimento agli aspetti relativi alla sicurezza. I dati forniti non saranno oggetto di diffusione. Essi potranno tuttavia essere oggetto, ove necessario, delle comunicazioni obbligatorie previste da norme o dalle autorità.

5. Trasferimento dei dati personali ad un paese terzo o ad un’organizzazione internazionale

La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server ubicati all’interno dell’Unione Europea e gestiti dal Titolare. I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server in altro paese dell’Unione Europea e/o in paesi extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

6. Periodo di conservazione dei dati personali

I dati conferiti per le finalità di cui al punto 2.A. che precede verranno conservati per l’intera durata del rapporto contrattuale. Una volta concluso il rapporto, a tutela dei diritti del Titolare, i dati saranno conservati – in modo da essere accessibili solo in caso di necessità – per un periodo di tempo corrispondente al periodo di prescrizione di eventuali diritti che Lei possa vantare nei confronti del Titolare. Tale periodo, in genere corrispondente a 10 anni, varia a seconda del tipo di dato e dell’eventuale intervento di cause interruttive o sospensive della prescrizione medesima.

7. Diritti dell’Interessato

Lei potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, ivi incluso il diritto di:

• ricevere conferma dell’esistenza dei suoi dati personali e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);
• aggiornare, modificare e/o correggere i suoi dati personali (diritto di rettifica);
• chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
• opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse (diritto di opposizione);
• revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
• proporre reclamo all’Autorità di controllo in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
• ricevere copia dei dati in formato elettronico che lo riguardano resi nel contesto del contratto di lavoro (es. dati relativi agli stipendi, servizi di mobilità interni) e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).

L’Interessato potrà esercitare i suddetti diritti in qualsiasi momento, inviando una raccomandata al seguente indirizzo: Via Rovello n. 12, 20121, Milano, oppure inviando una PEC al seguente indirizzo: toffolettodeluca@legalmail.it, o un’email al seguente indirizzo: privacy@toffolettodeluca.it.